第2回幹事会議事録

残暑お見舞い申し上げます。

７月20.21.22日のビーチフットで賑わう中、ももちの木陰や居酒屋で行った第２回幹事会の議事録を添付します。

２５周年日程等の決定事項や、各報告と今後の対応等について記載していますので、内容をご確認ください。

各代の幹事には事前にお送っています。（幹事会日程訂正あり）

決定事項↓（議事録より抜粋）

■次回幹事会予定：

　9月29日（土）16：00より天神付近、各代の幹事と運営委員で以下議題について協議。

・25周年の企画とスケジュール確認。事務局委員選出。

・ＯＢ戦・会報の企画と担当割。

・新連絡体制の確認、現役サポート委員案の選出。

・そのほか総会起案次項について。

■２５周年記念行事：以下の通り概要を決定した。

日程：平成２５年８月１７日（土）夕方より

会場：ホテルニューオオタニ

趣旨：創部25周年、感謝の会

主催：ＯＢ会（25周年事務局）

対象：ＯＢ、保護者ＯＢ、現役、監督、部関係者、

会費：一人６０００円程度

実施日時：平成２４年７月20・21・22日　メインは２１日１６時より				実施場所：ももち浜木陰ほか
運営委員	幹事（各代の代表）
会長：摂津　 副会長：久保田、川面、福山 会計：秋丸、後藤 広報：松井、相馬、伊藤 ＯＢ戦：徳永	1期：松井 2期： 3期：百田 4期：相馬、清原 5期：白石	6期：松岡、川面 7期： 8期：伊藤 9期：福山 10期：古賀	11期： 12期： 13期： 14期： 15期：		13期：大原 14期：田中 15期： 16期： 17期：	18期： 19期： 20期：徳永 21期： 22期：
【打ち合わせ内容】 　運営委員・各代幹事にて各報告と意見交換を行った。 　今回の意見をもとに、年末の総会起案をまとめ、次回幹事会（9/29）で最終協議する。 　■２３年運営報告と今後の対応 　◇現役支援：ＨＰやＦＢにより今のチーム状況を共有でき、グランドに足を運ぶＯＢが増えた。 　　・今後もグランドでは現顧問指導と連携し、現役のよき練習相手・お手本となるよう努める。 　　・運営委員会に現役サポート委員（仮称）を新設し練習参加を促す。若手世代中心5名程度（総会起案次項） 　　・運営資金不足により、夏合宿差し入れや、サポート支援（交通・宿泊費補助等）は行えない状況。 　◇収支報告：結果はマイナス約２万円となった。（秋丸さん立替） 　　・マイナス原因と改善点： 　　　①初年度版の会報を２回発行する必要があり、製作費と送料がかさんだ。 　　　　→次年度からは年１回の発行となり改善が見込まれる。 また２５年度より、情報を紙からＨＰやメール等電子媒体に移行。返信ハガキを使った委任状やアンケートも、 ＨＰ入力フォームを使用する。同時にパスワード付きＨＰ等、セキュリティー強化が必要。 　　　②会費収入が見込みより少なかった。対象１８５名中、納付３３名（見込み６０名） 　　　　→第３回会報にて、納付者指名・収支状況・会費使用目的と必要性を伝え、納付を促す。 　◇名簿管理 　　　郵送宛先不明者について、各代幹事と協力し連絡を取る。 　　◇情報管理、連絡体制 　　　・ホームページ・フェイスブック・幹事メーリングリストにより、情報提供の手段はある程度整った。 　　　　今後は内容の充実と整理が必要。会の目的に沿った情報収集・提供の流れを整備する。 　　・ＯＢ会行事等の周知は、幹事メーリングリストを利用する。 　　・行事への参加促進や出欠集計の中継役として、5代程度毎に世代担当者を置く。 　　　・１５期以降の幹事がＭＬ登録されていないので、１４期田中氏を中心に若手連絡体制の整備を行う。 　◇ポロ販売：３３枚のＯＢ販売により、卒業生１２名に記念品を進呈出来た。ＯＢ会案内も同封した。 　■２４年度行事予定 　◇ＯＢ戦：１２月３０日開催。９月２９日幹事会にて企画を持ち寄り、１１月に会報で周知。 　　ＯＢ会よりソーキそばを振る舞う。現在食堂では販売していないとのこと。食の継承！？ 　◇第3回会報：11月初旬発送予定。編集は広報委員にて行い、今回より製作発送作業は幹事会にて行う。 ■分かりやすい運営：現組織と情報手段が分かりにくいとの意見があり、それぞれの目的を再確認した。 　　・幹事会：各代の代表による、意見交換や企画提案の会。夏１回実施 　　・運営委員会：幹事会の意見や提案を形にする事務局。総会起案作成、適宜召集。 　　・ホームページ（ＨＰ）：全てのＯＢへ公平な情報提供 　　・フェイスブック（ＦＢ）：登録制、世代を超えた交流の場 　　・メーリングリスト（ＭＬ）：会の主要イベント案内＆集計、及び訃報や災害安否確認等の緊急連絡に使用。 ■２５周年記念行事：以下の通り概要決定した。 　日程：平成２５年８月１７日（土）夕方より 　会場：ホテルニューオオタニ 　趣旨：創部25周年、感謝の会 　主催：ＯＢ会（25周年事務局） 　対象：ＯＢ、保護者ＯＢ、現役、監督、部関係者、 　会費：一人６０００円程度 ■次回幹事会予定：９月29日（日）17：00より天神付近、各代の幹事と運営委員で以下議題について協議。 　・25周年の企画とスケジュール確認。事務局委員選出。 　・ＯＢ戦・会報の企画と担当割。 　・新連絡体制の確認、現役サポート委員案の選出。 　・そのほか総会起案次項について。